★No.7 管理業務に関する善管注意義務違反(理事会議事録の変造など)

🟡 3行でわかる要旨

  1. 第31期臨時総会前理事会において、大京アステージは理事会欠員を隠し、虚偽の議事録を作成して理事会が成立したかのように装った。
  2. この行為は組合の意思決定過程を根本から歪める重大な不正であり、管理会社としての善管注意義務・企業倫理に反する。
  3. 管理組合は再三の通知・面談を経て、大京アステージに正式な報告と経営陣による責任表明を求めているが、依然として核心的な回答が得られていない。

🔶 問題の構図

  • 管理会社（大京アステージ）
    • 理事会開催に必要な出席理事数が揃っていない状況を認識しながら、あたかも理事会が成立したように議事録を改ざん。
    • 第32期総会前理事会においても同様に理事長に加担して不正な理事会運営を行い、立て続けにガバナンスを破壊。
  • 理事長（第31期・第32期）
    • 第31期臨時総会前理事会には理事会欠席が多い中、理事長自身が背任行為を行っていた疑いが濃厚。
    • 第32期総会前理事会にも理事会の意思を歪める行動をとり、管理会社と共謀して組合運営を私物化した。
  • 管理組合（ライオンズマンション稲沢）
    • 本来、理事会で議決を経なければ開催できない総会を、虚偽議事録により強行しようとする管理会社・理事長の行為に対し、組合として強い危機感を持ち追及。
    • 組合の意思決定プロセスが歪められた事実を把握し、法的責任追及と再発防止策の検討に着手。
  • 住民・区分所有者
    • 虚偽の理事会運営の結果、適正な総会運営が妨げられ、住民の権利行使が阻害される可能性がある。
    • 自治会制度そのものの信頼が揺らぎ、住民全体に不安と反発が広がる。

1️⃣ 問題の発端

  • 第31期臨時総会を開催するための理事会欠員
    • 臨時総会を開くには理事会での承認を経る必要があるが、理事の定足数（議決権を持つ理事が半数以上出席すること）が揃わず、本来は理事会を開催できない状況だった。
  • 管理会社・理事長の共謀
    • 理事会開催の要件を満たしていないことを承知のうえで、大京アステージと理事長が協力し、議事録を改ざんして「理事会成立」を装った。
  • 総会運営の歪み
    • 臨時総会前の理事会が虚偽の手続きで成立したことにより、本来理事会で審議すべき議案が正当な手続きを経ずに総会へ上程される事態に発展。

2️⃣ 具体的事実

  • 第31期臨時総会前理事会議事録の改ざん（変造）
    • 出席理事数が定足数に達していないにもかかわらず、議事録上はあたかも定足数を満たして開催されたかのように記載されていた。
  • 大京アステージの関与
    • 管理会社職員が議事録を作成・校閲する段階で、出席理事が2名にも関わらず出席理事数を3名と記載し、会議の存在そのものを偽装。
    • 議事録署名人は議長と2名の理事により正式な議事録として保管されるが、議長と理事1名、監事の3名による署名捺印により正式な議事録として保管。
  • 第32期総会前理事会にも同様の事案
    • 第32期総会前理事会において、理事長に加担して不正な手続きを行うことで、理事会の意思を形骸化させていた。
  • 面談記録による追及
  • 理事長側の回答

3️⃣ 影響と被害

  • 組合意思決定の歪み
    • 理事会承認を経ずに実質的な意思決定が行われ、住民にとって重要な議案が適正に審議されないまま採決された可能性がある。
  • 住民の権利侵害
    • 議事録の虚偽記載により、本来であれば理事会を通じて議案内容の是非を問えたはずの住民が、正しい情報を得られず意思決定の機会を奪われた。
  • 信頼失墜と心理的被害
    • 管理会社・理事長への不信感が急速に高まり、組合運営そのものへの不安が深まる。住民のモチベーション低下や自治意識の揺らぎを招いた。
  • ガバナンス崩壊
    • 立て続けに理事会を虚偽で成立させたことで、理事会制度そのものの存在意義が問われ、将来的な総会運営や理事選任手続きに波及的な混乱を及ぼすリスク。

4️⃣ 証拠資料一覧

7 管理業務に関する善管注意義務違反ダウンロード

5️⃣ 管理会社の対応・回答要旨

  • 第1回目（2025年3月18日 面談）
    • 臨時総会前理事会の欠席理事数や議事録内容については「記録担当のミス」と一時的に釈明し、改ざんの事実を否定。
  • 第2回目（2025年4月18日 面談）No.7 管理業務に関する善管注意義務違反
    • 出席理事数を偽装した理由について「理事長の要請に従っただけで、管理会社としての関与は薄い」と主張。
    • しかし、面談記録により職員が議事録の最終チェックを行っていた事実が明らかとなり、否認の余地がなくなる。
  • 最終回答（2025年5月15日 回答書）<ご質問事項>7
    • 「管理規約に反した行為であり、不適切な行為であったと認識する」と不正を一応認める表現を含む。
    • ただし「理事長の指示に従った結果」「社内規定の不備が原因」と責任転嫁のニュアンスが強く、経営陣の明確な謝罪や再発防止策は示さず。
  • 再回答（2025年5月23日 回答書）<ご質問事項>7
    • 臨時総会前理事会の欠席理事定足数を満たさずに議事録を変造した事実について重く受け止める旨を表明。
    • ただし、理事長による背任行為に関しては一切言及せず、管理会社自らの加担責任を深掘りしない回答。
  • 組合側の見解
    1. 善管注意義務違反：欠席理事を出席と偽る行為に管理会社が積極的に関与し、組合の意思形成を歪めた重大な過失。
    2. 文書偽造・証拠隠滅の疑い：議事録の改ざんは私文書偽造罪・同行使罪に該当し得る重大犯罪行為。
    3. 回答回避の問題：背任行為については回答せず、経営陣のガバナンス責任を曖昧にしたまま放置している。

6️⃣ 管理組合の対応と提言

  • 再通知書を通じた経営陣への強い要求
    1. 正式見解の提出
      • 「大京アステージとして本件をどのように認識しているのか」「社長・経営陣の公式見解」を文書で報告するよう要求。
    2. 社内調査の実施状況報告
      • 議事録改ざん・文書偽造に関する社内調査の有無と、実施している場合はその調査結果・関係者処分状況を速やかに開示させる。
  • 面談での追及継続
    • 第2回・第3回面談記録を踏まえ、管理会社担当者からさらに具体的な証言を引き出すための追加面談を企画。
    • 経営陣や担当職員による口頭・書面での謝罪・再発防止策を明言させる。
  • 法的対応の検討
    1. 民事責任追及
      • 善管注意義務違反（民法第644条準用）・不法行為責任（民法第709条）に基づき、損害賠償請求を検討。
      • 管理委託契約違反として契約解除や違約金請求を視野に入れる。
    2. 行政通報
      • マンション管理適正化法違反として、国土交通省・都道府県の監督機関へ通報・調査要請。
    3. 刑事告発の可能性
      • 議事録改ざんは私文書偽造罪・同行使罪に該当する恐れがあり、警察への告発を含めた検討を進める。
  • ガバナンス強化策
    1. 理事会運営ルールの厳格化
      • 出席確認方法をシステム化し、電子ログやサインカードで定足数を客観的に記録する仕組みを導入。
      • 議事録作成時は監査役や外部専門家（弁護士・司法書士）のチェックを必須化し、不正改ざんを防ぐ。
    2. 内部通報制度の整備
      • 匿名で疑義を報告できる窓口を設け、不正行為が発覚した際には速やかに組合側へ情報を提供できる体制を構築。
    3. 管理会社との契約見直し
      • 契約書に「議事録改ざんが判明した場合の違約金・損害賠償条項」を明記し、違反時のペナルティを強化。
  • 住民への情報公開と説明会
    • 区分所有者全員を対象に、臨時総会前理事会の経緯・問題点・今後の対応方針を説明する住民説明会を開催。
    • 組合ニュースレターやウェブサイトで経過報告を随時掲載し、透明性を確保。
  • 全国のマンション管理組合への注意喚起
    • プレスリリースを発行し、本件のような「理事会虚偽成立」の危険性を全国に警告。
    • 報道提供資料を準備し、主要メディアへ情報提供することで社会的監視を促し、不正防止に繋げる。

改訂履歴

2025年6月4日　第32期理事長へのご照会と代理人弁護士によるご回答

第32期理事長へのご照会

証拠資料（案件ごと）

代理人弁護士によるご回答

代理人弁護士によるご回答

代理人弁護士には「説明責任の再考」を要請します。

  • 「すでに総会決議済だから回答不要」という姿勢を改め、第32期理事長の乱用行為や管理会社の関与についても弁護士として意見を出すようお願いします。回答を放棄されたままでは、組合運営全体のガバナンスが再び崩壊するリスクが高まります。

以上のとおり、第32期理事長の乱用行為を含む「第32期総会前理事会で行われた不正」の核心に対し、

  • 大京アステージは「不備を認めるが限定的に責任転嫁」、
  • 代理人弁護士は「回答不要」でまったく応じない、
    という点で両者の対応が根本から食い違っています。
    今後は上記示唆に沿って、第三者調査・透明性ある再発防止策の確立・組合員救済を速やかに進める必要があります。