★No.6 32期管理組合役員改選への不当介入

🟡 3行でわかる要旨

  1. 大京アステージが理事会の適正な手続きを経ずに総会議案に役員候補の役職を挙げ、規約説明も行わずに会議録を捏造して隠蔽を図った。
  2. 管理規約（第34条2項3項・第50条2項3号・第53条11）に抵触する明らかな違反行為であり、管理会社の組織的な隠蔽体質が露呈した。
  3. 現在、法的責任の可能性を踏まえつつ、理事会の意思形成過程を明示するよう大京アステージへ「事態報告書」の提出を強く求めている。

🔶 問題の構図

  • 管理会社による不当介入
    大京アステージが、総会前理事会（最高意思決定機関である総会の前提となるべき場）の審議の場において総会資料に役員候補者の役職(理事長、副理事長、監事)の記載を提案。
  • 会議録の捏造・隠蔽
    「役職決定会」が開催されていないにもかかわらず、あたかも開催されたかのように捏造会議録を作成し、理事会とのやり取りを闇に葬ろうとした。
  • 規約違反とガバナンス崩壊
    管理規約第34条、第50条、第53条に定められた「理事会での承認手続きを経る」「役員候補者の役員役職の公正な推薦」「会議録の適正な保管」をことごとく無視し、管理組合全体の透明性・公平性を毀損した。
  • 組織的体質のアルゴリズム
    会議録作成の“形式論”を盾に責任を回避し、本来あるべき理事会制度を形骸化させる企業姿勢が浮き彫りになった。

1️⃣ 問題の発端

  • 総会資料への役員候補者の役職(理事長、副理事長、監事)の記載
    本来、総会前理事会の審議では、総会に役員候補者を上程すべきところ、大京アステージは理事会の正式な議決を経ずに役員候補者の役職（理事長、副理事長、監事）を総会資料に載せた。
  • 規約説明の怠慢
    管理規約第34条以下で定められた「理事会での選任手続き」の説明を理事会側へ十分に行わず、会員（理事）に対しても条件やルールを周知しなかった。
  • 理事会開催自体の不在
    そもそも「役職決定会」（理事会の一部として機能すべき会合）が開かれていないにもかかわらず、議事録だけを後から捏造した。（2024年3月20日以降）

2️⃣ 具体的事実

  • 管理規約違反箇所
    • 第34条2項・3項：理事会での選任手続きおよび説明義務を定める条項
    • 第50条2項3号：会議録作成・保管義務について
    • 第53条11：総会議案の適正な下準備に関する規定
  • 捏造された会議録の存在
    • 「役職決定会議事録」と称する文書が作成されたものの、署名人となっている当時の書記担当理事は会議自体に参加しておらず、事実上“架空の会議”であったことが証言で判明。
  • 証言による裏付け
    • 当時の書記担当理事が「役職決定会などは開催していないにもかかわらず、よく分からずに署名した」と明言。
    • 理事会役員への確認書も存在し、その内容を総会資料作成の正当な根拠として主張していたが、当該確認書自体が作成されたという証拠は見つかっていない。
  • 隠蔽工作の痕跡
    • 事実とは違うことを示す書類（捏造会議録・手続き済みを示す書面）を組合側に提出し、理事会の意思形成過程を闇に葬ろうとした。
  • 規約軽視の姿勢
    • 会議資料の赤線部分では「総会決議があれば理事会のプロセスは不要」という旨を明言し、法令・規約の趣旨を無視した立場を露呈した。（2024年5月15日大京アステージ回答書）

3️⃣ 影響と被害

  • 理事会制度の形骸化
    理事会で本来討議・承認すべき人事案件がすり替えられたことで、「理事会は形骸化し、理事会に一切関与せずとも役員役職を決定できる」との前例を作りかねない重大リスク。
  • 組合運営の信頼失墜
    会員（区分所有者）や理事が、管理会社の一方的な手法によって意図的に排除されたと感じ、組合運営への不信感が増大。管理組合のガバナンスへの不安が住民全体に広がる。
  • 今後の組合意思決定への混乱
    この一件により、「本当に理事会で決まったのか」「総会決議は有効なのか」という疑念が組合内で根深く残り、円滑な運営が妨げられる可能性。
  • 法的責任リスクの顕在化
    管理会社だけでなく、理事会役員や理事長自身も善管注意義務・不法行為責任を問われるリスクが発生し、訴訟や行政処分のリスクが高まる。

4️⃣ 証拠資料一覧

6 管理組合役員改選への介入加担ダウンロード

5️⃣ 管理会社の対応・回答（大京アステージの回答の変遷）

大京アステージの回答の変遷一覧表より抜粋

No.不正行為項目(★印は当時の理事長と共謀)2025年5月15日初回回答（要旨）2025年5月23日再回答（要旨）
  1. 2024年2月2日回答
    • 主張：「第31期通常総会の決議に基づき選任されたので問題ない」
    • 証拠：同日付大京アステージ回答書抜粋
  2. 2024年5月15日回答
    • 主張：「最高意思決定機関である総会において承認されたので問題ない」
    • 証拠：2024年5月14日回答書抜粋
  3. 2025年5月15日最終回答
    • 主張：「管理規約の理解に欠けていた行為であると猛省する」
    • 証拠：2025年5月15日回答書の抜粋
  4. 第32期理事長からの説明
    • 主張：「通常総会での審議により承認され正式に着任した」
    • 証拠：第32期理事長回答書の抜粋
  5. 2025年5月17日 再通知（組合→大京アステージ）
    • 指摘事項：
      • 当初は「総会決議があれば問題ない」と回答しつつ、その後理事会の意思形成過程を完全否定する姿勢へ転じた点を厳しく批判。
      • 「総会正当化の根拠である理事会過程」についても正式文書（事態報告書）で明示するよう強く要請。
  6. 2025年5月23日 再回答（大京アステージ→組合）
    • 主張：
      • 「理事会支援業務に不備があった」
      • 「当時の理事長が留任の意思を示し、役職候補を総会資料に記載したことは管理規約を正しく伝えるべきだった」と猛省。
      • 今後は社員教育を徹底し、理事会支援業務を管理規約に則って遂行すると表明。
    • 組合側の見解：
      • 「不適切な支援とガバナンス歪曲を認めながらも、具体的な責任者や損害賠償などの説明を回避している」
      • 「社員教育強化だけでは再発防止策として不十分」

6️⃣ 管理組合の対応と提言

  • 「事態報告書」の正式提出要求
    • 「総会決議を正当化の根拠とする以上、その前提となる理事会の意思形成過程も同様に明示すべき」として、大京アステージに対し当時の理事会役員との連名による正式な「事態報告書」を早急に提出するよう強く要請。
  • 法的検討および行政通報の検討
    • 管理規約違反はもとより、民法上の善管注意義務違反（第644条）、不法行為責任（第709条）、契約違反などの民事責任を追及する可能性を示唆。
    • マンション管理適正化法に基づく行政指導・処分の要請準備。
  • 理事会運営の見直し
    • 今後は理事会メンバー全員に対して、管理規約の内容を再度周知徹底し、外部専門家（弁護士・司法書士など）を交えた第三者チェック機構の導入を検討。
    • 「理事会で議論すべき案件はすべて議事録に記録し、議事録へのサイン・押印を必須化する」などの内部手続きを強化。
  • 住民への情報公開と注意喚起
    • 本件を全国のマンション管理組合に周知し、同様の問題が起こらないよう注意喚起を行うプレスリリース・報道提供を準備中。
    • 理事会メンバーおよび区分所有者へ、経緯と現状、今後の対応方針を詳細に報告し、組合全体の連携を図る。
  • 再発防止策の強化要求
    • 大京アステージに対し、「社員教育だけでなく、第三者監査や社外取締役の導入など、より実効性のあるガバナンス強化策を講じるよう」求める。
  • 今後の方針
    1. 全証拠資料の再収集・整理
      • 会議録原本、メールやメモ、出席者証言などを含め、客観的な事実関係を再確認。
    2. 法的対応計画の策定
      • 弁護士と協議のうえで、必要に応じて損害賠償請求や差止請求などを検討。
    3. 行政通報・監督庁への報告
      • 国土交通省・都道府県の監督機関へ本件を通報し、行政指導・調査を要請する。
    4. 住民説明会の開催
      • 区分所有者向けに説明会を開き、本件の経緯・組合としての対応策を説明し、疑念を一掃。
    5. 継続的なモニタリング
      • 再発防止策の実効性をチェックするため、半年ごとに理事会の手続き状況を外部専門家に確認してもらう。

結論
今回の一連の事例は、マンション管理会社が理事会制度を形骸化させ、組合運営の透明性・公平性を著しく損なう典型的なガバナンス崩壊事例です。管理規約違反や会議録捏造という明らかな不正行為に対し、管理組合としては「事態報告書」の提出要求をはじめ、法的責任追及や行政通報、住民への情報公開などを通じて厳正に対応していく必要があります。大京アステージに対しては「社員教育強化」だけではなく、具体的かつ客観的な再発防止策（第三者監査・敷地内監督体制の拡充など）を実行させることが喫緊の課題です。

改訂履歴

2025年6月4日　第33期管理組合役員改選への不当介入を追加

2024年６月に開催した「第33期役員選出方法の意見交換会」では、従来どおりの輪番制を維持することが最終結論でした。しかし、これを無視して「グループ化した住戸を離した輪番制」という新たな方式を、第３2期通常総会に議案として提案しました。

その理由は以下のとおりです。

  1. 従来の輪番制のままでは、私（８０４号室・長谷川進）が所有する１０３号室にも役員選出が回ってくるため、私の第３3期理事会での議決権行数が２件になることを恐れた。
  2. そこで「単純な従来通りの輪番制ではなく、住戸を離したグループ化した輪番制」方式を大京アステージの提案に沿って導入し、私の議決権数が2件になることを回避しようとした。
  3. さらに、この新しい輪番制で役員候補となる１０１号室・２０５号室・３０６号室の所有者に対し、総会直前に電話で事前確認を行った。その結果、「健康上および業務の都合で役員就任は困難」との申し出があったにもかかわらず、無視して議案を強行した。
  4. また第32期理事長（役員任期満了）が、32期事業で発生した事案に対応するため留任と議案に但し書きした。

この「グループ化した住戸を離した輪番制」を第３2期総会に上程するにあたり、前年度である第３1期の役員まで招集した理事会が開かれ、大京アステージ社員と第３2期理事長が共謀した上で議案を準備・提出しました。

第32期総会前理事会の詳細については、No.7 管理業務に関する善管注意義務違反　―下図『大京アステージ真島社長へ提出した説明書』の『１ マンション管理会社の大京アステージが理事長の背任に加担』」をご参照ください。

7 管理業務に関する善管注意義務違反ダウンロード

2025年6月4日　第31期理事長へのご照会と代理人弁護士によるご回答

第31期理事長へのご照会

証拠資料（案件ごと）

代理人弁護士によるご回答

代理人弁護士による通知書（配達証明）より抜粋

最終的な整理と今後の示唆

最終的な整理

  • 問題の本質
    第31回通常総会（2023年7月23日）の役職決定において、大京アステージは「理事会支援業務に不備があった」と初めて認める一方、第31期理事長の代理人弁護士は「第12号議案そのものに瑕疵はなく、理事長がねつ造した事実はない」と断言し、双方で認識が並行している。
  • 齟齬のポイント
    1. 議案決議の正当性
      • 大京アステージ：支援業務の伝達ミスは認めるが、議案自体の可否については明言せず。
      • 第31期理事長の代理人弁護士：そもそも議案に不備はなく、「ねつ造批判」は根拠なき名誉毀損と断じる。
    2. 役職議事録作成経緯・誤記の扱い
      • 大京アステージ：議事録の詳細な作成経緯には触れず、「支援業務の不備」の謝罪にとどめる。
      • 第31期理事長の代理人弁護士：作成経緯や誤記について「覚えがない」と回答を控え、真相解明を先送り。
    3. 責任追及および再発防止策
      • 大京アステージ：「今後は社員教育を徹底する」とのみ表明し、具体的なガイドラインや罰則、被害住戸へのフォロー等は未提示。
      • 第31期理事長の代理人弁護士：管理会社側への具体的再発防止提言は行わず、議案正当性の擁護と「ねつ造批判の拡散禁止」に軸を置く。

今後の示唆

  1. 第三者調査・説明責任の徹底
    • 大京アステージは、外部司法書士や専門監査人を招いて「議事録ドラフトの保管状況」「誤記箇所」「支援業務の流れ」を客観的に検証し、その報告書を全組合員に公開。理事長も含めた事実関係を明確化することで、名誉回復と信頼回復を図る。
  2. ガバナンス体制の強化
    • 管理会社・理事会双方で「議案作成→承認→公開」の各ステップにダブルチェック（最低２名での確認）を必須化し、議事録作成や総会資料の版管理をシステム化する。
    • 次期総会までに、管理規約および総会細則に「役職決定フロー」「資料誤記時の訂正手続き」「委任状受付ルール」などを明文化し、全住民に周知徹底する。
  3. 住民へのフォローと継続的情報公開
    • 「誤った情報によって被害を受けた住戸」には個別謝罪を行い、必要に応じて再投票や理事会参加の機会を付与する。
    • 定期的に「総会運営に関する進捗報告書」を作成し、組合員にメール配信または掲示板公開することで、透明性を維持し続ける。

これらを速やかに実行することで、「支援業務不備」「誤記」「ねつ造疑義」という三つの問題を根本から解消し、組合運営と管理会社の信頼を回復する道筋が開かれます。