🟡 3行でわかる要旨
- 大京アステージは委任状の原本確認責任を理事長に転嫁し、提出期限後の加筆修正疑惑の調査を一切拒否した。
- その結果、通常総会の成立要件や議決権行使の正当性が揺らぎ、住民自治の根幹を脅かす重大な問題となった。
- 管理組合は再三にわたり詳細な調査報告と説明を求め、法的責任の追及を視野に置いた対応を進めている。
🔶 問題の構図
- 委任状管理の瑕疵
本来、委任状は提出期限後も改ざんされていないか管理会社が最終的に厳密にチェックすべき資料であるにもかかわらず、大京アステージは委任状に議長への白紙委任が少ないため、「回って確認してみたら」と理事長を説得し、提出期限後に訪問させた。その結果、改ざんされた可能性が発生したにもかかわらず、調査しない態度を示した。 - 総会正当性の崩壊リスク
加筆修正された委任状が総会当日までに総会成立要件に反映されている可能性を無視し、「理事長が確認した」というだけの結論に留めたため、本来であれば無効となるべき議決が「有効」とされかねない状況を作り出した。 - 管理会社の責任回避体質
組合運営の公正性を担保する受託者責任を放棄し、「調査を行う立場ではない」として一切の説明責任を回避。これによって管理組合と区分所有者の信頼を著しく損なう。
1️⃣ 問題の発端
- 通常総会における委任状の不正疑惑発覚
2024年7月９日第32期通常総会招集通知発送。出席票・欠席委任状・議決権行使の配布が開始される。提出締切が設定されていた。
2024年7月17日に提出期限を迎え大京アステージが回収し、翌日の2024年7月18日付けで理事長宛に「回って確認してみたら」と譲り渡した委任状と、総会当日の朝に集計されている委任状の数に齟齬があった。 - 管理会社の初期対応
返却前の委任状回収日2024年7月17日の集計と返却後の2024年7月27日総会当日の朝で委任状枚数に食い違いがあるにもかかわらず、大京アステージは「理事長が原本を最終確認した」とのみ回答し、齟齬の原因調査を一切拒否。 - 組合側の追及開始
第33期10月定例理事会や第33期2月度理事会打ち合わせ議事録において、理事側から「委任状へ加筆修正の可能性がある」との指摘を受けたが、管理会社は具体的な調査報告を行わずに曖昧にかわした。
2️⃣ 具体的事実
- 加筆修正の事実関係
- 2024年7月18日付けで「回って確認してみたら」と理事長宛に譲り渡した委任状数と、2024年7月27日総会当日の朝に実際に集計された枚数に明らかな差異がある。
- 理事長が委任状を一旦預かっていた期間中、管理会社や議長と称する者が各委任者を訪問し、「受任者を議長に変更せよ」と説得していた事実が判明。
- 大京アステージの調査拒否
- 2025年5月15日付の最終回答では「社員による書き換え・改ざんは一切行っていない」と断言。
- しかし、返却された委任状数の齟齬を把握していながら、「理事長が最終確認したので問題なし」とのみ説明し、委任状提出期限後の加筆修正を検証する意思は示さなかった。
- 管理組合からの要求内容
2025年4月18日の第3回面談において、組合側は以下を大京アステージに要求：- 担当社員（谷口、鈴木）に対してどのような調査を行い、何を確認したのか詳細に報告。
- 第32期理事長および副理事長についても、どのような調査を行ったのかその結果を開示。
- 委任状変更者7名への訪問日時、説得内容、交渉履歴を含めた詳細レポート。
- 委任状改ざん疑惑に関与した社員名と、その弁明内容を一人ひとり説明。
- 委任状締切後から総会当日までの間に、「受任者を議長への委任に書き換える」よう説得したことが法的に問題ないか明確化。
3️⃣ 影響と被害
- 総会決議の正当性喪失リスク
加筆修正された委任状を含めたまま「総会成立」とされた場合、成立要件（過半数の出席または過半数の委任状）の根拠自体が揺らぎ、議決結果のすべてが無効・取消の対象になる可能性がある。 - 組合運営への深刻な信頼喪失
区分所有者は「誰の意思で書き換えられたのか」「本当に公平な総会だったのか」と疑念を抱き、今後の理事会・総会への参加意欲が低下。組合運営そのものが混乱に陥る恐れがある。 - 法的リスクの顕在化
- 大京アステージは善管注意義務（民法第644条）・信義則（民法第1条第2項）を著しく逸脱し、不法行為責任（民法第709条）を問われる可能性。
- 32期理事長や副理事長も、委任状改ざんに関与していれば背任罪（刑法第247条）・私文書偽造罪（刑法第159条）・同行使罪（刑法第161条）などの刑事責任を負う恐れ。
- 管理適正化法違反による行政処分、最悪の場合は業務停止命令のリスクが浮上する。
4️⃣ 証拠資料一覧
- 委任状関連資料
- 2024年7月18日付：理事長宛に郵送ポスト投函された委任状原本（返却リストと実際の枚数との間に齟齬あり）
- 返却後の総会当日配布資料：総会当日に実際に使用された委任状リスト（返却数と合致せず）
- 理事会議事録・打合せ議事録
- 第33期10月定例理事会議事録：委任状改ざん疑惑を質疑。
- 第33期2月度理事会打合せ議事録：管理会社への調査要請内容記録。
- 大京アステージからの回答書類
- 2025年5月15日回答書<ご質問事項4> （「社員による書き換え等改ざんはなし」と断言）
- 2025年5月23日再回答書<ご質問事項4>（「委任状原本最終確認は理事長が行い、加筆修正調査は行わない」と説明）
- 組合からの申入書・再通知書
- 2025年5月19日提出：総会正当性への重大疑義点を再度指摘し、詳細な調査報告を要求する申入書。
- 2025年5月17日送付再通知書【再確認・再回答を求める主要論点】6 ：委任状数の齟齬を把握していたにもかかわらず説明せずに総会を推進した点への抗議文。
- 訪問記録・交渉記録
- 組合側が把握している、委任状変更者7名への訪問日時・担当者・説得内容を示すメモ（現在、一部不完全）。
- 理事長の代理人弁護士作成の回答書 3 「提出期限後の提出を認めた手続きに違法性はないものと考えます」とする理事長側の見解。
- 法令・規約該当条文
- 民法第644条（善管注意義務）、同第709条（不法行為）
- 刑法第159条（私文書偽造）、第161条（同行使）、第247条（背任罪）
- 区分所有法第59条・第60条（総会議決取消請求）
- マンション管理適正化法関連条項
- 大京アステージ真島社長へ提出した説明書（本件の経緯と問題点を詳細にまとめ、経営陣の責任を追及するために提出した書面）
5️⃣ 管理会社の対応・回答（大京アステージの回答の変遷）
大京アステージの回答の変遷一覧表より抜粋
| No. | 不正行為項目(★印は当時の理事長と共謀) | 2025年5月15日初回回答（要旨） | 2025年5月23日再回答（要旨） |
- 2025年5月15日 大京アステージ最終回答
- 主張：
- 「社員による委任状書き換え・改ざんは一切行っていない」
- 「委任状原本の最終確認は当時の理事長が行ったため、管理会社としての調査義務は完了している」
- 証拠：2025年5月15日付回答書より抜粋
- 主張：
- 2025年5月23日 大京アステージ再回答
- 主張：
- 「理事長および副理事長の関与に関しては、管理会社として調査を行う立場にない」
- 「委任状締切後の加筆修正があったとしても、管理会社は関与しておらず、調査責任はない」
- 今後は社員教育を徹底し、再発防止に努める旨を表明
- 組合側見解：
- 「説明責任と受託者責任を放棄しており、公正な総会運営への責任回避にほかならない」
- 「社員教育強化だけでは、組合との信頼回復・再発防止策として不十分」
- 主張：
6️⃣ 管理組合の対応と提言
- 詳細な調査報告の再度要求
- 「返却前と返却後の委任状枚数の齟齬」「理事長が最終確認したという根拠資料」「訪問・説得の実態」を改めて書面で開示させる。
- 特に「委任状が返却される前に集計された数」と「総会当日までに集計された数」の差異について、管理会社自らが説明責任を果たすよう再度強く求める。
- 法的対応の検討・準備
- 議決取消請求手続き（区分所有法第59条・第60条）
- 「無効な委任状を含めたまま総会成立とされた」として、議決取消請求を準備。
- 損害賠償請求（民法第644条、同第709条）
- 善管注意義務違反および不法行為に基づき、被害額※を算定して請求を検討。
- 刑事告発の可能性
- 私文書偽造罪（第159条）・同行使罪（第161条）・背任罪（第247条）などの刑事責任を問えるか弁護士と協議。
- 行政通報
- マンション管理適正化法違反の疑いがあるため、国土交通省や都道府県主管課へ通報し、行政指導・調査を要請。
- 議決取消請求手続き（区分所有法第59条・第60条）
- 理事会運営の強化策
- 外部専門家によるチェック機構の導入
- 弁護士・司法書士等の第三者スタッフを交えた「総会運営アドバイザー」を設置し、資料の適正性を事前検証する。
- 委任状管理フローの見直し
- 委任状の提出・返却後すべての枚数を組合側で二重チェックし、管理会社が提出期間終了後に速やかに差異報告を行う仕組みを構築。
- 議長職の中立性確保
- 議長候補を理事長以外の第三者（弁護士等）に依頼し、委任状の受け取り・管理から議長決定までを公平に行う体制を検討。
- 外部専門家によるチェック機構の導入
- 住民への情報公開と注意喚起
- 区分所有者全員を対象に、経緯説明会を開催し、疑義箇所・調査状況・今後の対応方針を詳細に報告。
- 全国のマンション管理組合にも同様の問題が起こり得る旨をプレスリリースで注意喚起。
- 報道提供資料をまとめ、報道機関（報道ステーション、NHKクローズアップ現代など）へのリークを準備。
- 再発防止策の提案
- 第三者監査の定期化
- 半年ごとに外部専門家が理事会・総会運営を検証し、問題点をフィードバックする仕組みを導入。
- 内部通報制度の整備
- 匿名で意見や疑念を報告できる窓口を設置し、あらゆる不正行為の早期発見・是正を促す。
- 管理会社との契約見直し
- 契約書に「委任状の最終原本確認義務」「調査要請への回答期限」「不履行時のペナルティ条項」を明記し、違反時の責任を明確化。
- 第三者監査の定期化
以上のように、委任状の改ざん疑惑を放置する大京アステージの対応は、総会の正当性を根幹から揺るがす重大事態であり、管理組合としては調査報告の徹底要求、法的措置の検討、ガバナンス強化策の実行を急務としています。
改訂履歴
2025年6月4日 第32期理事長へのご照会と代理人弁護士によるご回答
第32期理事長へのご照会
代理人弁護士によるご回答
最終的な整理と今後の示唆
- 理事長による締切後の「委任先変更説得」こそ最重大問題
- 「提出期限後の改ざん疑義」という表面的な論点ではなく、理事長が期限後に委任先を差し替えさせ、総会決議を操作しようとした点が本質。
- この事実により、総会決議自体が「組合員の自由な意思による意思表示」という要件を欠き、決議結果の法的効力が根本から揺らいだ。
- 大京アステージの対応の不十分さ
- 管理会社は「理事長が最終確認しているので当社の責任はない」として、理事長の恣意的行為にまで言及せず、問題を先送りにしようとしている。
- しかし管理会社は「総会運営の受託者」であり、総会に提出される委任状の真正性を担保する立場にあるため、理事長による変更・操作行為を把握した時点で、少なくとも「全戸への周知」「第三者による検証」を実行し、透明性を確保すべきである。
- 代理人弁護士の提言が示すべき対応
- （ア）規約改定・ガイドライン整備：
- 「提出期限後の委任先変更を一切受理しない」か、あるいは「変更を受理する場合は管理会社が改ざんチェックし、変更履歴を公開する」など、手続きの明文化・透明化を急ぐ。
- （イ）理事長の説明責任強化：
- 理事長自身が「組合運営にかかわる公正・中立性」を放棄する行為だったため、理事長および幹部理事に対し「ガバナンス研修」「倫理遵守の誓約書提出」を義務付ける。
- （ウ）管理会社の監査・検証機能追加：
- 管理会社は「委任状一式の受領記録」「締切後の変更要求があったか否か」「変更履歴」を逐一保存し、総会招集通知と合わせて全戸に公開する仕組みを構築する。
- （ア）規約改定・ガイドライン整備：
結論として、提出期限後に理事長が委任先を変更させた行為は、総会運営の公平性・合法性を根本から揺るがす重大な問題です。この点を最優先で是正しなければ、「組合の意思決定が正当に行われた」という外部への説明責任を果たせなくなります。大京アステージと第32期理事長の代理人弁護士の間には、「問題の本質をどこに置くか」という根本的な見解のずれがあり、特に理事長の恣意的な介入行為については、管理会社も一切触れていないため、早急に以下を実行する必要があります。
- 理事長の行為調査と説明責任の徹底
- 規約・ガイドラインの改訂による手続き明文化
- 管理会社による透明性チェック機能の強化